Rival, Stockholm
Tobias Wikberg har varit med sen allt begav sig. I hans roll som Food & Beverage Manager har han det yttersta ansvaret för upphandlingar och är i direkt kontakt med leverantörer – vilka det finns många av. Vissa av dessa är bundna till flerårskontrakt och för dem finns det inga avtalspriser som hålls hela perioden ut – “ingen leverantör kan garantera ett och samma pris under flera år” säger Tobias och hänvisar till valutasvängningar och inflation.
Så hur gjorde han för att hålla koll på prisökningar och vad gjorde han åt dem? Tobias berättar att de gjorde stickprover i fakturor för att försöka fånga om något ökat i pris men understryker att allt var väldigt “svåröverskådligt”. Även om han ibland hittade fel visste han inte när eller under hur lång tid som ett pris ökat. “Det tar så mycket tid att analysera en faktura korrekt. Och att kontinuerligt analysera inköp är inte en prio när man jobbar restaurang – även om det borde vara det” säger han och poängterar att det är den vardagen som många krögare lever med idag.
Och visst vet alla som jobbar krog att just inköpshanteringen är ett nödvändigt ont vars handpåläggning kräver en massa dyrbar tid. Innan Parsly la Rival ‘åtskilliga arbetstimmar’ på att göra stickprover i fakturor, som de skrev ut i pappersform och gick igenom rad för rad. Data matades sen in i olika Excel-mallar för att göra jämförelser och hämta statistik. Efter allt detta tidskrävande, manuella arbete slängdes pappersfakturorna – “snacka om slöseri på resurser!” utbrister Tobias.
Det fanns också en problematik kring kostnadsanalyserna som gjordes för nya rätter och drinkar. Kostnaden som gällde vid den tidpunkt som analysen gjordes stämde sällan överens med fakturerat pris, längre fram. “Det var svårt att följa hur en kostnadsbas förändrats och justera pris mot gäst i tid för att skydda den vinstmarginal man satt från start” säger Tobias. Innan Parsly gick de därför mest ‘på känsla’. Förvisso kunde han begära ut statistik från leverantörer för de produkter som de köpte mest av, men den informationen låg isolerad per leverantör och var därför svårförenlig med övriga inköp.
Sedan sommaren 2022 har Rival låtit Parsly automatisera dess inköpsadministration. Det ett “enkelt” beslut att fatta då det inte krävdes någon krånglig teknisk integrering med befintliga personal- eller ekonomisystem. “Det enda jag behövde göra var att ändra en mejladress, vilket kändes väldigt tryggt och smidigt”.
Enligt Tobias har Parsly har underlättat “enormt” när det kommer till nya upphandlingar. ”Förut var jag tvungen att först samla ihop alla fakturor och sen jämföra dem, sida vid sida. Nu finns allt samlat i Parsly och det är superenkelt att snabbt sortera ut den information jag behöver för just den upphandlingen”, säger han glatt.
Han understryker vidare att det finns det ett värde med att gå med i Parsly förr, snarare än senare. “Jag ser fram emot att kunna se ett helt års data i Parsly – ju mer data som kommer in, desto mer användning kommer jag att ha”.
Men någonstans måste man ju börja säger han och tillägger att “det bästa med Parsly har varit att fånga prisvariationer i tid för att kunna reagera. Om något sticker för mycket i pris kan vi höja pris mot gäst eller byta ut produkten till något likvärdigt. Det kunde vi inte innan Parsly.”
Faktum är att han tycker väldigt mycket om prisbevakningsfunktionen. “Det sker ju höjningar hela tiden, men med Parsly blir det verkligen uppenbart – och det går inte att missa längre!”. Avslutningsvis kommenterar han på tjänstens användarvänlighet. “Det jag gillar mest är att man fattar – det är inte 20 klick tills du hittar rätt. Det är ett eller två klick – sen är du där!”
Parsly är stolta över att kunna hjälpa Tobias med att ta kontroll över Rivals inköpskostnader. Det gläder oss att höra att tjänsten hjälper honom att reagera i god tid på prishöjningar och underlättar hans förarbete inför upphandlingar med leverantörer.
Vi önskar Rival all lycka! Framförallt med deras nykomling ‘Tavernan’ där gäster är välkomna på ‘lunch, fika, eller en lättare middag’. Tobias rekommenderar varmt den grillade ‘Iberico Abanico’-rätten, och ‘Elamo’ för den som är törstig. Oavsett vad du väljer lovar han avkoppling i vardagen med lite smålyx.
Tack Tobias!